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1. Valorar las necesidades. La empresa debe evaluar sus prioridades estratégicas, decidir las áreas a subcontratar y realizar un análisis detallado de costes, ahorros previstos e inversión necesaria.
2. Seleccionar el proveedor adecuado. Para ello, hay que estudiar las ofertas disponibles en el mercado, asegurarse de la solvencia y trayectoria del proveedor y solicitarle referencias de clientes antiguos y actuales. Experiencia, cultura, servicio, flexibilidad, alcance y precio, junto a Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA's) y una comunicación
fluida son aspectos esenciales a tener en cuenta.
3. Afinidad mutua. El outsourcer seleccionado se convertirá en socio de la empresa a largo plazo, por lo que debe existir afinidad entre el personal interno y externo. El proveedor pasa a ser una extensión de la empresa con el que mantener contacto permanente.
4. Implicar a directivos y personal. Dado que la externalización puede llegar a amenazar el poder o autoridad de un grupo, es fundamental asegurar que dicho compromiso no termine en el nivel ejecutivo, sino que implique a todos los trabajadores.
5. Elaborar cuidadosamente el contrato. Es habitual establecer una alianza flexible, pero sin dejar de elaborar con detalle las obligaciones, recompensas al éxito y penalizaciones en caso de error.
6. Tecnología y seguridad. Asegúrese de que el proveedor dispone de la última tecnología para automatizar procesos y evitar errores. Debe contar además con un sistema de protección de datos y recuperación en caso de desastre, sobre todo si el cliente es una multinacional. Internet también permite al cliente acceder a sus datos e informes de forma on line en cualquier momento y lugar.
7. Cobertura internacional. Una de las mayores necesidades del outsourcing de Administración de Personal y Gestión de Nóminas consiste en disponer de un servicio mundial, con independencia de las legislaciones y obligaciones impuestas por los países donde el cliente disponga su sede.
8. Medir el rendimiento. Gracias a la implantación de métricas específicas, es posible delimitar de forma precisa el nivel de cumplimiento de los objetivos del acuerdo y la calidad del servicio externalizado. Se trata de evaluar el antes y el después del outsourcing.
9. Garantizar la escalabilidad y el crecimiento. Por lo general al externalizar, el cliente se concentra en su negocio para crecer, Por tanto sus necesidades de Administración de Personal y Gestión de Nóminas también lo harán; el servicio ofrecido debe estar preparado para soportar este crecimiento.
10. No vea el outsourcing como una operación de bajo nivel. Aunque en principio afecte a actividades no esenciales y repetitivas, puede convertirse en una asociación donde se comparte riesgo y actividades más críticas. Las compañías empiezan a percibir el outsourcing como un arma estratégica para el cambio.
Como señala Victor D´Angelo, Director General de NorthgateArinso para España, Portugal y Latinoamérica, "el outsourcing de Nóminas permite a las empresas garantizar el cumplimiento de sus obligaciones laborales y fiscales de manera sencilla, sin comprometer la confidencialidad de dicha actividad". Así, aunque hasta hace poco se consideraba un simple medio para reducir costes de manera significativa, "en la última década ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de organizaciones que tengan entre diez y miles de empleados, ya que al delegar en un proveedor especializado pueden centrarse en administrar el núcleo de su negocio".
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