Cómo delegar con éxito en la empresa

Frecuentemente delegamos tareas para que otros las hagan pero no entregamos de forma coherente la autoridad y la responsabilidad necesarias para realizarlas plenamente. Y es que una delegación sólo podrá ser exitosa en la medida en que esa persona sea responsable de la tarea y a la vez tenga plena autoridad para tomar las decisiones que considere necesarias para cumplirla. En muchas ocasiones, la resistencia a ceder control y poder produce desajustes entre autoridad y responsabilidad y por lo tanto los procesos de delegación de tareas terminan frustrando tanto al que delega como a quien recibe la orden. El consultor de la Empresa Familiar del Consejo Superior de Cámaras de Comercio, Víctor Labra Holzapfel, da las claves para delegar con éxito en la empresa.

En el proceso de delegar, en primer lugar debemos estructurar nuestro pensamiento y examinar detenidamente por qué queremos o no delegar. La primera fase de nuestra reflexión debe centrarse en el problema y la segunda fase debería pensar la solución.

El error es que normalmente pasamos por alto el problema y seguimos sin detenernos a buscar una solución. Esta estructura de pensamiento, se repite muy a menudo en los niveles directivos, debido principalmente a la necesidad de actuar rápidamente, pero también a la tendencia a considerar la existencia de problemas como una situación negativa.

Los problemas incomodan y asustan, pero es aconsejable que se haga las siguientes preguntas: ¿por qué le cuesta delegar?, ¿por qué nunca lo hace?, si delega ¿qué consecuencias positivas o negativas obtendrá?

Una vez que se haya aclarado al respecto, pase a la segunda fase de su pensamiento y concéntrese en buscar una solución sobre qué delegar, a quién delegar, cuándo y cómo hacerlo. Diseñe una entrevista con la persona a la que se le conferirán responsabilidades y autoridad.

Antes de iniciar la entrevista responda a dos preguntas claves:

1. ¿Cuál es mi objetivo? Piense clara y sinceramente en la razón por la cual se ha decidido a delegar. Por ejemplo, entregar más responsabilidad a algún futuro sucesor o poner a prueba a una persona, delegar actividades que son aburridas o rutinarias para Ud. pero que pueden ser un desafío para otra persona, etc.

2. ¿Qué necesito? Para estar seguro d que todo este proceso funciona bien, plantéese cuestiones tales como qué información necesita la persona en la cual delegaré una tarea, qué características de confianza deben existir entre ambos, etc.

Es importante que revise bien sus objetivos y evalúe cuidadosamente las tareas que quiere delegar. Evite delegar tareas demasiado complejas y que superen la capacidad y la experiencia de la persona en la que Ud. ha pensando. Del mismo modo, evite delegar tareas que ni Ud. sabe como son o que desconoce los resultados que se pueden obtener. Hay que poner especial atención a los temas de finanzas, estrategia, política interna, o asuntos muy confidenciales ya que no es recomendable delegarlos cuando se trata de personas que no cuentan con su total confianza.

Cuando se entreviste con la persona en quien Ud. piensa delegar, puede seguir una secuencia de cinco pasos básicos:

La apertura. Informe qué es lo que quiere delegar. Dígalo de forma directa y al comenzar la conversación (me gustaría evaluar con Ud. la posibilidad de delegar la siguiente tarea…”). Esto le permite al interlocutor conocer desde el comienzo sus objetivos.

La persuasión. Explique a su interlocutor por qué ha pensado en él o ella para asumir esta tarea y cuáles son sus fortalezas para ello. Cree un clima de confianza y asegure que su interlocutor comprenda que puede optar por cuatro alternativas: a) Aceptar la petición y comprometerse con la tarea delegada; b) Decir que no sin que ello tenga consecuencias en su actual situación; c) Aceptar la petición en otro momento, después de una evaluación personal y d) Plantear una contraoferta (“no creo poder hacer esta tarea pero podría hacer esta otra…”).

La exploración. Momento en el cual deben profundizar sobre los alcances, las posibilidades y las limitaciones de este proceso. Ud. y su interlocutor deben sentir un mutuo entendimiento. Exploren preguntas como: ¿qué necesitaría para cumplir con esta nueva tarea?, ¿Las expectativas son las adecuadas o habría que introducir ajustes?; ¿Cómo se complementa esta tarea nueva con las actuales funciones de la persona concreta?

La conclusión. Haga una síntesis de lo discutido y de la tarea encomendada. Durante la entrevista, fije sus criterios para el éxito de la tarea. Establezca tiempos y recursos necesarios, así como los niveles de logro que serán exigidos y la forma de medirlos. Dé tiempo y espacio a su interlocutor para tomar una decisión, y pase a la fase de final.

El compromiso mutuo. La persona delegada debe conocer plenamente sus expectativas y los objetivos de la tarea encomendada, las normas y restricciones que la rigen, y los límites a la autoridad con que cuenta. Por su parte, Ud. debe comprometerse a ofrecer todo el apoyo que se estime necesario, (formación e información específica), y por último, hacer pública la delegación dentro de la organización.

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