¿Haces todo lo que te propones cada día? Diez trucos para conseguirlo

Priorizar, planificar, organizar y saber decir NO son algunas de las diez reglas de oro para mejorar la gestión del tiempo. La Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles ha presentado, hoy, un Decálogo para una mejor gestión del tiempo con el fin de que los españoles aprendan a distribuir bien su tiempo. Con este decálogo se pretende dar respuesta a unos datos ofrecidos por la consultora Kelton Research en 2008 según los cuales los españoles sólo completan el 59 % de las tareas que se marcan diariamente. Un dato que contrasta con el ofrecido por la OCDE que sitúa a España como el segundo país europeo donde más horas se trabaja al año.

Los responsables de la Comisión Nacional aseguran que los españoles prefieren comenzar la jornada con las tareas más gratificantes dejando para el final las más complicadas y que llevan más tiempo, lo que provoca jornadas laborables interminables que impiden el disfrute del tiempo de ocio y descanso.

Según Ignacio Buqueras, Presidente de la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles “Los datos demuestran que estamos a la cola en cuanto a productividad. Es necesario cambiar nuestros hábitos, empezando por gestionar bien nuestro tiempo en el puesto trabajo. Sólo así, podremos disfrutar de un tiempo de calidad de ocio. Para ello, debemos de cambiar “pequeñas malas” costumbres que son muy características de los españoles”.

Algunos de los hábitos a los que se Ignacio Buqueras son, por ejemplo, dedicar menos tiempo a la hora de la comida, priorizar nuestras tareas o perder menos el tiempo en distracciones que no nos permiten realizar nuestra actividad y por lo tanto no nos ayudan optimizar nuestro tiempo. Todo ello redundará en mejorar la calidad de la vida cotidiana, en una vida personal más enriquecedora, en empresas más productivas y en trabajadores más eficaces.

Desde la Comisión Nacional consideran que hay una urgente necesidad de reexaminar los tiempos de trabajo, regularizarlos con ritmos más equilibrados de acuerdo a las necesidades personales -comida, sueño, ocio, formación…- y normalizarlos a partir de unas exigencias, prioritarias, para una conciliación de la vida personal, familiar y laboral. “Una buena política de conciliación es una ventaja competitiva para toda empresa que la lleve a cabo”, asegura Buqueras. También nos dice que hay que dedicar más tiempo a los hijos.

Para una buena gestión del tiempo…

1. Separe lo personal de lo laboral. Intente seguir la regla de los 3 ochos: 8 horas de trabajo, 8 horas de descanso y 8 horas de tiempo libre.

2. Priorice. No todas las tareas pendientes son urgentes, y dentro de las urgencias, unas son más apremiantes que otras. Organice su tiempo en función de éstas y no devalúe el sentido de la palabra “urgente”.

3. Aprenda a decir “no”. Le ayudará a gestionar adecuadamente el tiempo y a evitar tareas que no le corresponden dentro de la empresa.

4. Planifíquese. La planificación es la piedra angular de la gestión del tiempo. Algo tan simple como escribir un listado de tareas es extremadamente útil.

5. Sea respetuoso con su tiempo y con el de los demás. Si se ha comprometido a no extenderse más allá de un tiempo en una determinada tarea, sea escrupuloso con su cumplimiento, y exija a los demás que lo sean también.

6. Sea puntual. Es una señal de respeto hacia el tiempo de los demás que es tan importante como el suyo. Si respeta los horarios de sus citas o de comienzo de jornada estará más legitimado para salir puntualmente a su hora.

7. Evite y combata, dentro de lo posible, el “presentismo”. La competitividad hace que se necesite trabajar mejor. Las empresas cada vez evalúan más a sus trabajadores de acuerdo a sus resultados. Pasar 12 horas al día en la oficina no nos ayudará a ser más valorados en el trabajo ni a ser más productivos ni más eficaces.

8. Convoque reuniones sólo cuando sea necesario. Las reuniones son una excelente herramienta para alimentar la comunicación pero a menudo se pueden sustituir por una simple conversación telefónica.

9. Organice sus reuniones para que no se extiendan más allá de lo debido. Hay que fijar no sólo hora de inicio sino también de finalización. Previamente mande a los participantes un orden del día con los puntos a tratar, y encauce el tema de la reunión si se desvía de dichos puntos.

10. Sustituya las comidas de trabajo por desayunos de trabajo. Igual de efectivos para la toma de decisiones pero mucho más breves.

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