Todo sobre la firma y la factura electrónica


A pesar de las múltiples ventajas que conlleva la firma y la factura electrónica, los beneficios de su uso no llegan al grueso de la población española, debido al desconocimiento de su tecnología. Por lo general, la firma electrónica es percibida como algo complejo y excesivamente técnico, pero nada más lejos de la realidad. Basta con aclarar una serie de conceptos clave:

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica consiste en un método criptográfico que asocia la identidad del firmante a un documento. Aporta al mundo digital las mismas características que la firma manuscrita al mundo real. Con ella, los documentos electrónicos ven reforzada su confidencialidad, integridad y autenticidad.

El procedimiento es el siguiente: partiendo de unos datos privados del firmante, se lleva a cabo un cálculo para obtener un resultado único y no sustituible. En concreto, sería similar a utilizar una huella electrónica para sellar un documento.

Para firmar de forma digital, es necesario contar con un certificado, un lector y un software. Uno de los certificados más populares lo constituye ya el DNIe, en poder de más de 11,5 millones de españoles, aunque pocos lo utilizan en la actualidad.

El DNIe posee un certificado que identifica al firmante; tras introducirlo en el lector, el software en cuestión lo reconoce y securiza el documento certificado. El proceso es idéntico con cualquier otro certificado distinto al integrado en el DNIe.

Idénticas garantías que la firma manuscrita

La firma electrónica equivale en la práctica a la firma tradicional, con idéntica validez legal. Con ella, se refuerza la seguridad, y se identifica al autor del texto con el documento asegurando su integridad, es decir, que el contenido no ha sido modificado tras su firma.

Por ejemplo, en el caso de documentos internos que requieran de la aprobación de distintos departamentos, la firma digital permite automatizar tales procesos. Es el caso de firmas de planos en estudios de arquitectura o aprobaciones del departamento de compras, entre otros.

Algunos de los ámbitos de aplicación más comunes de la firma electrónica son la presentación de la declaración de la Renta; la firma y visado de proyectos en colegios profesionales; las tasaciones; el voto electrónico; y, por supuesto, la facturación electrónica.

Firma y factura electrónica

A menudo firma y factura electrónica se confunden ya que desde el punto de vista tecnológico son iguales. La diferencia es sencilla y se distinguen en su uso. Mientras que la firma electrónica garantiza la integridad a cualquier documento, la e-factura no deja de ser una aplicación más de la firma digital y tiene igual valor al de una factura convencional.

La firma electrónica a través del móvil ya es posible

Vodafone España es la primera operadora que permite a sus clientes de empresa utilizar los certificados emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-real Casa de la Moneda (FNMT-rCM) para realizar trámites administrativos y transacciones seguras a través de la firma electrónica móvil. El acuerdo ha sido sellado hoy por el Presidente Director General de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre- Real Casa de la Moneda (FNMT-rCM), Sixto Heredia y por el Director General de la Unidad de Negocio Empresas e Instituciones de Vodafone España, Antonio Alemán.

Vodafone España comercializa el servicio de firma electrónica móvil a través de una  nueva SIM*, que incorpora un chip que cuenta con todos los certificados públicos en cuanto autenticidad y seguridad y confidencialidad. De esta forma, es posible realizar operaciones que requieran la firma electrónica en entornos móviles, siempre que los prestatarios de servicios lo permitan.

Vodafone ha enriquecido los estándares definidos por la industria con capacidades de seguridad avanzadas  para ofrecer una solución fácil de usar a sus clientes, que pueden adquirir las nuevas tarjetas SIM con la aplicación de firma electrónica móvil de Vodafone a través de los canales habituales para empresas.

El funcionamiento de la firma electrónica móvil es sencillo. A través de la clave privada de firma generada y almacenada en la SIM, los clientes de Vodafone pueden firmar desde su teléfono móvil, con una seguridad comparable a la de firma manuscrita tradicional. El proceso es el mismo en cualquier teléfono móvil, ya que está basado en la SIM. Gracias a esta tecnología los usuarios podrán, por ejemplo, realizar transferencias bancarias, acceder a páginas web que requieran autenticación, comprar productos o billetes de avión, firmar documentos, realizar aprobaciones internas en empresas, etc.

Con este acuerdo, Vodafone España da un paso más en su oferta por la prestación de servicios en movilidad y es pionero en la oferta de dispositivos de creación de firma  con la garantía absoluta que proporciona la FNMT-RCM, ajustada a las normas técnicas reguladas por la Unión Europea. La firma electrónica móvil dará un nuevo impulso al acercamiento de los ciudadanos a los servicios asociados con la Sociedad de la Información, en administraciones públicas y en sectores como banca o seguros.

Randstad empezará a contratar con la firma digital

Las oficinas de la consultora de recursos humanos Randstad empezarán a introducir la firma digitalizada dentro de toda su red comercial para contratar a empleados. La firma digitalizada ofrece una mayor seguridad en el proceso de contratación de un trabajador, además de suponer un claro beneficio para el medio ambiente por el ahorro de papel que lleva consigo.

Este proceso se realizará a través de una tableta que cada consultor de Randstad tendrá en su mesa y que permitirá generar versiones digitales del dossier de contratación que un trabajador debe firmar para comenzar su relación con Randstad.

Con este paso, la empresa de recursos humanos se posiciona de nuevo en la vanguardia en la gestión de los recursos humanos, siendo la primera compañía española en introducir este sistema en la contratación laboral.

Seguridad en el proceso
Con anterioridad a este proceso, todos los documentos firmados por el trabajador se imprimían, consumiendo papel y recursos de impresión. Con la versión digital se eliminan estos documentos, lo que supone un ahorro de consumo y una apuesta por minimizar el impacto en el medio ambiente, así como por la virtualización de la documentación de Randstad.

A partir de ahora, los documentos afectados serán firmados en tableta, quedando automáticamente controlada y almacenada la copia para Randstad, con la seguridad de que el documento firmado es inalterable y veraz.

La introducción de este sistema permite un mayor control de los procesos y las transacciones relacionadas con el trabajador, además de agilizar la gestión de los contratos.

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Javi Navarro es periodista y el creador de CasaCocheCurro.com, un diario con información interesante que publica noticias prácticas para que les saques provecho en tu día a día. Puedes consultar cualquier duda contactando con Javi Navarro en su correo javi@casacochecurro.com. También puedes saber un poco más de su trayectoria profesional como periodista si echas un vistazo a su perfil en LinkedIn.
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